Prvih 30 dana na novom projektu kao project menadžer
Prvi mesec na projektu određuje tok projekta. U tom periodu gradi se zajednički jezik sa timom, postavljaju se jasna očekivanja i pravi se okvir koji sprečava neorganizovanost kada tempo poraste. Dobra vest je da prvih 30 dana ne traži savršen plan – traži doslednu rutinu i nekoliko zdravih navika koje brzo stvaraju poverenje.
U prvoj nedelji najvažnije je da se napravi “zajednički film” o projektu. To znači da svi razumeju zašto projekat postoji, šta tačno postiže i kako će se uspeh meriti. Umesto dugačkih opisa projekta, bolje je da to bude jedna strana na kojoj jasno piše problem koji rešavamo, cilj u jednoj rečenici, nekoliko očekivanih rezultata i indikatori koji će te rezultate potvrditi. Taj dokument zatim se pretvara u jednostavan plan rada: tabela sa kolonama To Do, Progress i Done i prvim setom zadataka koji vode ka bliskim, opipljivim ishodima. Za ove stvari najbolje je koristiti alate koji su namenjeni za tu svrhu npr Trello i mnogobrojni drugi alati, koji će biti opširno razrađeni kroz naš sadržaj.
Druga nedelja pripada timu i odnosima. PM tada uvodi kratak, predvidljiv ritam komunikacije: petnaestominutni nedeljni sastanak sa timom, dogovor o kanalu i tonu interne komunikacije i jasna podela uloga. U praksi, mnogo toga se rešava unapred: ko donosi koju vrstu odluke, koje informacije idu partnerima, a koje ostaju operativne, kako izgleda zapisnik nakon sastanka i za koliko vremena očekujemo odgovor na poruku. Kada su ova pravila dogovorena, energija tima ne odlazi na “kako”, već na “šta i kada”.
Treća nedelja je trenutak da plan postane realan. Umesto da se projektne pretpostavke skrivaju u glavi, napravi se kratka lista rizika i “okidača” koji znače da rizik prelazi u problem. Ako, na primer, do određenog datuma nema minimalnog broja prijava za događaj, tim automatski uključuje plan B: menja kanal promocije, dodaje partnera ili pomera termin. U isto vreme, budžet dobija oblik koji se zaista može “braniti” – svaka stavka je vezana za aktivnost i ima jednostavno obrazloženje, dok mini cash-flow po mesecima pokazuje kada trošimo i kada očekujemo sredstva. Takav finansijski pregled smiruje partnera i timu daje sigurnost da projekat može da izdrži tempo.
U četvrtoj nedelji pažnja se premešta na isporuku i učenje. Najbolji način da se izgradi momentum jeste da tim demonstrira mali, ali vidljiv rezultat: prva verzija vodiča, probni događaj, objavljena stranica resursa ili mini-kampanja koja donosi prve metrike. Nakon toga sledi kratka retrospektiva – ne traži krivca, već odgovara na tri pitanja: šta je radilo dobro, šta je usporavalo i šta menjamo od sledeće nedelje. Zahvaljujući tom ritmu, projekat postaje niz malih pobeda, a ne napor koji se tek na kraju “nekako” opravdava.
Kada se prvih 30 dana zaokruži, projekat ima ono najvažnije – jasnu priču koju svi znaju da ispričaju, predvidljiv ritam komunikacije, realan plan rada sa vidljivim prioritetima, skicu rizika i dogovorene reakcije, kao i budžet koji stoji na nogama. U takvom okviru i neizbežna iznenađenja postaju podnošljiva: tim zna kako izgleda plan B, a partneri dobijaju poruke pre nego što problem postane kriza.
Da zaključimo – početak projekta nije test perfekcionizma, već test doslednosti. Ako u prvom mesecu postavite jednostavne, ali čvrste navike – kratak status petkom, zapisnik sa jasnim odlukama, tabelu koja živi svaki dan i mini-ritual učenja – ceo projekat će se kretati brže, mirnije i sa manje rasipanja energije kao i stresa.
