Kako odbraniti budžet projekta – priča u brojkama
Budžet nije samo tabela – to je priča o tome kako dolaziš do rezultata. U ovom vodiču dobijaš 7 koraka da komisiji jasno prikažeš logiku troškova, povežeš brojke sa ishodima i spremno odgovoriš na „nezgodna” pitanja.
1) Kreni od svrhe, ne od cifara
Jedna rečenica: Koju promenu stvaramo za ciljnu grupu do kraja projekta?
Budžet je validan samo ako svaka veća stavka „vodi” ka ciljanoj promeni.
2) Napravi mapu: Cilj – Rezultati – Aktivnosti – Troškovi
Za svaki rezultat navedi 2–3 ključne aktivnosti i tačno koje troškove one nose (honorari, usluge, putni troškovi, materijal, komunikacija, knjigovodstveni troškovi, nepredviđeno…..).
3) Pretvori stavke u „jedinične mere”
Umesto „Trening – 2.000 €”, napiši: „Trening (2 dana × 25 učesnika × 40 € logistika + 1 trener × 2 dana × 150 €) = 2.000 €.”
Komisija razume mehaniku troška, ne samo iznos.
4) Poveži brojke sa merama uspeha
Ako prikazuješ „50 obučenih učesnika”, pokaži gde se oni nalaze u budžetu: honorari trenera, zakup sale, materijalni troškovi, evaluacioni upitnici, google analitika. Ovo zatvara logiku „indikator – budžet”.
5) Prikaži realne cene
Kratko navedi izvor cena (3 ponude, javni cenovnik, prethodni projekti). Time ubijaš pitanje „odakle vam ova cifra”.
6) Pripremi mini-narativ od 90 sekundi
Pitch za odbranu:
- Problem i svrha (20s)
- Rezultati i aktivnosti (30s)
- Struktura budžeta (20s)
- Vrednost za novac (20s)
7) „Nezgodna” pitanja – brzi odgovori
- Zašto ciljna grupa obuhvata ovoliko ljudi? – pokaži matricu uloga po mesecima.
- Može li jeftinije? – pokaži šta bi se konkretno izgubilo ukoliko su smanjeni troškovi.
- Zašto ovoliko putovanja? – veži ih za rezultate (pilot, testiranje, partneri).
- Zašto ne više za diseminaciju? – prikaži plan kanala i trošak po kanalu.
